Computerized Accounting — Course Notes, Summary & Question Bank
المحاسبة بالحاسب — ملخّص المنهج مع بنك الأسئلة
The Problem
نصّ السؤال
Chapter 1 — Definition of Computerized Accounting
الفصل 1 — تعريف المحاسبة بالحاسب
Accounting in itself is the system made up of diverse controls, processes and procedures for the summarization, classification, recording and collection of financial data to help businesses, individuals, governments and other entities make decisions and interpret it to understand their financial status.
المحاسبة في حدّ ذاتها نظامٌ يتكوّن من مجموعةٍ متنوّعة من الضوابط والعمليات والإجراءات تُستخدم في تلخيص البيانات المالية وتبويبها وتسجيلها وجمعها؛ لتُساعد المنشآت والأفراد والحكومات وغيرها من الجهات على اتّخاذ القرارات وتفسير وضعها المالي.
Computerized accounting is carried out via computerized accounting software and computers in the recording, analysis and storage of financial and accounting data. With all manner of systems available today, small businesses and anyone else can actually find the computerized accounting system that matches their individual characteristics.
تُؤدَّى المحاسبة بالحاسب من خلال برامج محاسبية متخصّصة وأجهزة الحاسب في تسجيل البيانات المالية والمحاسبية وتحليلها وتخزينها. ومع توفّر مختلف الأنظمة اليوم، تستطيع المنشآت الصغيرة وغيرها أن تجد نظامَ محاسبة بالحاسب يُناسب خصائصها.
• Accounting = system that summarises, classifies, records and collects financial data for decision-making. • Computerized accounting performs these same functions using accounting software running on computers. • Suitable systems exist for every business size — including small ones.
• المحاسبة = نظام يُلخّص البيانات المالية ويُبوّبها ويُسجّلها ويجمعها لاتّخاذ القرارات. • المحاسبة بالحاسب تُؤدّي هذه الوظائف نفسها باستخدام برامج محاسبية على أجهزة الحاسب. • تتوفّر أنظمة مُناسبة لكلّ حجم منشأة — بما فيها الصغيرة.
Special Features of Computerized Accounting
المزايا المميّزة للمحاسبة بالحاسب
- 1. It leads to quick preparation of accounts and makes available the accounting statements and records on time.1. تُسرّع إعداد الحسابات وتُوفّر القوائم والسجلات المحاسبية في وقتها.
- 2. It ensures control over accounting work and records.2. تضمن الرقابة على العمل والسجلات المحاسبية.
- 3. Errors and mistakes would be at minimum in computerized accounting.3. تُقلّل الأخطاء إلى الحدّ الأدنى.
- 4. Maintenance of uniform accounting statements and records is possible.4. تجعل من الممكن المحافظة على قوائم وسجلات محاسبية موحَّدة.
- 6. Flexibility in maintaining accounts is possible.6. تُتيح المرونة في مسك الحسابات.
- 7. It involves less clerical work and is very neat and more accurate.7. تتطلّب عملاً كتابياً أقلّ، وتمتاز بالنظافة والدقّة.
- 8. It adapts to the current and future needs of the business.8. تتكيّف مع احتياجات المنشأة الحالية والمستقبلية.
- 9. It generates real-time comprehensive MIS reports and ensures access to complete and critical information instantly.9. تُولِّد تقارير معلومات إدارية شاملة في الزمن الحقيقي وتضمن الوصول إلى المعلومات الكاملة والحساسة فوراً.
- 10. Computerized accounting reduces the monotony of doing repetitive accounting jobs, which are tiresome and time consuming.10. تُقلّل الرتابة في تنفيذ الأعمال المحاسبية المتكرّرة المُتعِبة والمستهلِكة للوقت.
• Speed of preparing accounts and reports. • Strong control + uniform records. • Fewer errors, less clerical effort. • Flexibility and adaptability to business needs. • Real-time MIS reports. • Removes the monotony of repetitive work.
• سرعة إعداد الحسابات والتقارير. • رقابة قوية وسجلات موحَّدة. • أخطاء أقلّ وعمل كتابي أخفّ. • مرونة وتكيُّف مع احتياجات المنشأة. • تقارير معلومات إدارية في الزمن الحقيقي. • إلغاء رتابة الأعمال المتكرّرة.
Requirements of the Computerized Accounting System
متطلّبات نظام المحاسبة بالحاسب
Accounting Framework: A good accounting framework in terms of accounting principles, coding and grouping structure is a precondition. It is the application environment of the computerized accounting system.
الإطار المحاسبي: وجود إطار محاسبي جيّد من حيث المبادئ المحاسبية وهيكل الترميز والتجميع شرطٌ مسبق. وهو بيئة تطبيق النظام.
Operating Procedure: A well-conceived and designed operating procedure blended with suitable operating environment is necessary to work with the computerized accounting system. The computer accounting is one of the database-oriented applications, wherein the transaction data is stored in well-organized database. The user operates on such database using the required interface. And he takes the required reports by suitable transformations of stored data into information.
إجراءات التشغيل: يلزم وجود إجراءات تشغيل مُصمَّمة بعناية، ممزوجة ببيئة تشغيل مناسبة للعمل بنظام المحاسبة بالحاسب. والمحاسبة بالحاسب هي أحد التطبيقات المعتمدة على قواعد البيانات؛ إذ تُخزَّن بيانات العمليات في قاعدة بيانات منظَّمة، ويتعامل المستخدم معها عبر الواجهة المطلوبة، ويستخرج التقارير المطلوبة بتحويل البيانات المخزَّنة إلى معلومات بشكل مناسب.
• Two main requirements: 1) Accounting Framework — sound principles, coding & grouping. 2) Operating Procedure — well-designed procedures + suitable environment. • The system is database-oriented: data stored in DB → user interacts via interface → reports produced.
• المتطلّبان الرئيسيان: 1) الإطار المحاسبي — مبادئ سليمة وهيكل ترميز وتجميع. 2) إجراءات التشغيل — إجراءات محكمة وبيئة مناسبة. • النظام يعتمد على قواعد البيانات: البيانات تُخزَّن في قاعدة بيانات ← المستخدم يتعامل معها عبر الواجهة ← تُستخرَج التقارير.
Disadvantages of Computerized Accounting
عيوب المحاسبة بالحاسب
- 1. Reduction of Manpower: The introduction of computers in accounting work reduces the number of employees in an organization. Thus, it leads to greater amount of unemployment.1. تقليص العمالة: إدخال الحاسب إلى العمل المحاسبي يُقلّل عدد الموظّفين في المنشأة، ممّا يؤدّي إلى زيادة البطالة.
- 2. High Cost: A small firm cannot install a computer accounting system because of its high installation and maintenance cost.2. التكلفة المرتفعة: لا تستطيع المنشأة الصغيرة تركيب نظام محاسبي بالحاسب بسبب ارتفاع تكاليف التركيب والصيانة.
- 3. Require Special Skills: Computer system calls for highly specialized operators. The availability of such skilled personnel is very scarce and very costly.3. الحاجة إلى مهارات خاصّة: يستلزم النظام مُشغّلين متخصّصين، وتوفُّر هؤلاء المهرة نادر ومُكلِف.
- 4. Other Problems: Frequent repair and power failure may affect the accounting work very much. Computers are prone to viruses. Often time’s people will assume the computer is doing things correctly and problems will go unchecked for long period of time.4. مشكلات أخرى: قد يتأثّر العمل المحاسبي كثيراً بكثرة الإصلاحات وانقطاع التيار الكهربائي. وأجهزة الحاسب مُعرَّضة للفيروسات. وكثيراً ما يفترض الناس أن الحاسب يعمل بصورة صحيحة، فتمرّ المشكلات دون اكتشافٍ لفترات طويلة.
• Cuts jobs (manpower). • High installation & maintenance cost. • Needs scarce, costly specialists. • Vulnerable to repairs, power cuts and viruses; hidden errors may go unnoticed for long.
• تُقلّص الوظائف. • تكاليف تركيب وصيانة مرتفعة. • تحتاج متخصّصين نادرين ومُكلِفين. • عُرضة للإصلاحات وانقطاع الكهرباء والفيروسات؛ وقد تمرّ الأخطاء الخفيّة طويلاً دون اكتشاف.
Problems Faced In Computerized Accounting System
المشكلات التي يُواجهها نظام المحاسبة بالحاسب
- 1. User Training: The user, for using computer accounting software, needs to understand the concepts of the software. Hence, he should undergo proper training. A computer operator must learn the basics of computer, concepts of software, working with the operating system software and the accounting software.1. تدريب المستخدم: يحتاج المستخدم إلى فهم مفاهيم البرنامج لكي يستطيع استخدامه؛ لذلك عليه أن يخضع لتدريب مناسب. ويجب أن يتعلّم مُشغّل الحاسب أساسيّات الحاسب، ومفاهيم البرنامج، والتعامل مع نظام التشغيل ومع البرنامج المحاسبي.
- 2. System Dependency: Using a computer solution makes the user to depend fully on the computer system and necessitates the availability of computer at all times. If the system is not available [due to hardware failure or power cut], it would be difficult to verify the accounts.2. الاعتماد على النظام: استخدام الحلّ الحاسوبي يجعل المستخدم معتمداً اعتماداً تامّاً على نظام الحاسب ويستوجب توفّره دائماً. وإذا لم يكن النظام متاحاً (بسبب عطل في الأجهزة أو انقطاع الكهرباء) سيصعب التحقّق من الحسابات.
- 3. Hardware Requirements: A full-fledged computer system with a printer is required to operate the computerized accounting system. Most small organizations may not afford to have such facility with necessary software.3. متطلّبات الأجهزة: يلزم نظام حاسوبي متكامل مع طابعة لتشغيل نظام المحاسبة بالحاسب، وقد لا تستطيع معظم المنشآت الصغيرة تحمُّل تكلفة هذه الأجهزة مع البرامج اللازمة.
- 4. System Failure: When there is a system crash, there is high risk of losing the data available on the hard disk drive at any point of time. It would be highly painful, if the problem occurs at end of the financial year, when the financial statements should be ready.4. فشل النظام: عند تعطُّل النظام تكون هناك مخاطر عالية لفقد البيانات الموجودة على القرص الصلب في أيّ وقت. ويكون الأمر مُؤلِماً بشدّة إذا حدثت المشكلة في نهاية السنة المالية حين يجب أن تكون القوائم المالية جاهزة.
- 5. Backups and Prints: Backups of the data should be done regularly so that, when the data is lost, it can be restored from floppies [backups]. Regular print outs of the system information would be useful as manual records.5. النسخ الاحتياطية والطباعة: يجب أخذ نسخ احتياطية للبيانات بانتظام لاسترجاعها من النسخ الاحتياطية عند فقدها. كما تُفيد المطبوعات الدورية لمعلومات النظام بصفتها سجلات يدوية.
- 6. Voucher Management: Accounting software allows easy alteration of data. If a voucher is wrongly placed in a wrong head, it would be very difficult to sort out and bring back the voucher. A good voucher management is very essential.6. إدارة المستندات: يُتيح البرنامج المحاسبي تعديل البيانات بسهولة. وإذا وُضع مستند في حساب خطأ يصعب جدّاً فرزه واسترجاعه. لذا فإن إدارة المستندات الجيّدة ضرورية للغاية.
- 7. Security: Additional security has to be provided because improper handling of the system could be dangerous. Passwords, locks, etc., have to be set so that no unauthorized person can handle the system.7. الأمن: يجب توفير حماية إضافية لأن سوء التعامل مع النظام قد يكون خطيراً. ينبغي تعيين كلمات سرّ وأقفال ونحوها بحيث لا يتمكّن أيّ شخص غير مُصرَّح له من التعامل مع النظام.
• Training, dependency on hardware/power, costly hardware. • System crashes ⇒ data loss risk. • Need regular backups + printouts. • Strong voucher management. • Security measures (passwords, locks, access control).
• الحاجة إلى تدريب، الاعتماد على الأجهزة/الكهرباء، ارتفاع تكلفة الأجهزة. • تعطُّل النظام ⇐ مخاطر فقد البيانات. • ضرورة النسخ الاحتياطية والطباعة المنتظمة. • إدارة قوية للمستندات. • تدابير أمنية (كلمات سرّ، أقفال، ضوابط وصول).
Process / Steps in Computerised Accounting
خطوات / مراحل المحاسبة بالحاسب
- Planning and opening of an Accounting System.التخطيط للنظام المحاسبي وفتحه.
- Entering of data.إدخال البيانات.
- Coding.الترميز.
- Bank reconciliation.تسوية البنك (المطابقة البنكية).
- Posting.الترحيل.
- Printing of trial balance.طباعة ميزان المراجعة.
- Finalization of Accounts.الإقفال النهائي للحسابات.
• 7 sequential steps: Planning → Data Entry → Coding → Bank Reconciliation → Posting → Trial Balance → Finalization.
• 7 خطوات متتابعة: التخطيط ← إدخال البيانات ← الترميز ← تسوية البنك ← الترحيل ← ميزان المراجعة ← الإقفال النهائي.
Various Components of a Computerised Accounting System
المكوّنات المختلفة لنظام المحاسبة بالحاسب
The major components of financial accounting software are as under:
المكوّنات الرئيسية لبرنامج المحاسبة المالية كما يلي:
- General ledger program.برنامج الأستاذ العام.
- Accounts payable program.برنامج الذمم الدائنة (الموردين).
- Accounts receivable program.برنامج الذمم المدينة (العملاء).
- Payroll program.برنامج الرواتب والأجور.
- Fixed assets accounting program.برنامج محاسبة الأصول الثابتة.
- Inventory accounting program.برنامج محاسبة المخزون.
• 6 main modules: General Ledger, AP, AR, Payroll, Fixed Assets, Inventory.
• 6 وحدات رئيسية: الأستاذ العام، الذمم الدائنة، الذمم المدينة، الرواتب، الأصول الثابتة، المخزون.
Difference Between Manual and Computerized Accounting
الفرق بين المحاسبة اليدوية والمحاسبة بالحاسب
Traditional / Manual System of Accounting — Input → Processing → Output: Data & instructions → Manual processing → Information.
النظام التقليدي / اليدوي للمحاسبة — مُدخلات ← معالجة ← مُخرجات: بيانات وتعليمات ← معالجة يدوية ← معلومات.
Process of Computerized Accounting — Input → Processing → Output: Data & instructions (Cheques / Receipts / Debit Notes / Credit Notes / Invoices) → Electronic Processing Through Computers → Output (Profit & Loss A/c, Balance Sheet).
خطوات المحاسبة بالحاسب — مُدخلات ← معالجة ← مُخرجات: بيانات وتعليمات (شيكات / إيصالات / إشعارات مدينة / إشعارات دائنة / فواتير) ← معالجة إلكترونية عبر الحاسب ← مُخرجات (قائمة الأرباح والخسائر، قائمة المركز المالي).
Both manual and computerized system is based on the same principles, conventions and concept of accounting. However, they differ only in their mechanism, in the sense that manual accounting uses pen and paper, to record transactions, whereas computerized accounting makes use of computers and internet, to enter transactions electronically.
كلا النظامَين (اليدوي والإلكتروني) يقوم على نفس المبادئ والعُرف والمفاهيم المحاسبية، ولا يختلفان إلا في الآلية فقط؛ إذ تستخدم المحاسبة اليدوية القلم والورق لتسجيل العمليات، بينما تستخدم المحاسبة بالحاسب أجهزة الحاسب والإنترنت لإدخال العمليات إلكترونياً.
| Basis for Comparison | Manual Accounting | Computerized Accounting |
|---|---|---|
| Meaning | Manual Accounting is a system of accounting that uses physical registers and account books, for keeping financial records. | Computerized Accounting is an accounting system that uses an accounting software, for recording financial transactions electronically. |
| Recording | Recording is possible through book of original entry. | Data content is recorded in customized database. |
| Calculation | All the calculation is performed manually. | Only data input is required, the calculations are performed by computer system. |
| Speed | Slow. | Comparatively faster. |
| Adjusting entries | It is made for rectification of errors. | It cannot be made for rectification of errors. |
| Backup | Not possible. | Entries of transactions can be saved and backed up. |
| Trial Balance | Prepared when necessary. | Instant trial balance is provided on daily basis. |
| Financial Statement | It is prepared at the end of the period, or quarter. | It is provided at the click of button. |
| وجه المقارنة | المحاسبة اليدوية | المحاسبة بالحاسب |
|---|---|---|
| المعنى | نظام محاسبي يستخدم السجلات ودفاتر الحسابات الورقية لحفظ السجلات المالية. | نظام محاسبي يستخدم برنامجاً محاسبياً لتسجيل العمليات المالية إلكترونياً. |
| التسجيل | التسجيل يتمّ عبر دفاتر القيد الأوّلية. | البيانات تُسجَّل في قاعدة بيانات مُخصَّصة. |
| الحسابات | تُجرى جميع الحسابات يدوياً. | يُكتفى بإدخال البيانات وتُنفِّذ الحسابات الحواسيب. |
| السرعة | بطيئة. | أسرع نسبياً. |
| قيود التسوية | تُستخدَم لتصحيح الأخطاء. | لا يمكن استخدامها لتصحيح الأخطاء. |
| النسخ الاحتياطي | غير ممكن. | يمكن حفظ القيود وأخذ نسخ احتياطية لها. |
| ميزان المراجعة | يُعَدّ عند الحاجة فقط. | يُتاح بشكل فوري يومياً. |
| القوائم المالية | تُعَدّ في نهاية الفترة أو الربع. | تُتاح بنقرة زرّ. |
• Same accounting principles — only the mechanism differs. • Manual = pen & paper; Computerized = software + computers. • Computerized is faster, supports backups, gives instant trial balance & statements. • Adjusting entries: used to rectify errors in manual; CANNOT be used to rectify errors in computerized.
• المبادئ المحاسبية واحدة — يختلفان فقط في الآلية. • اليدوي = قلم وورق؛ الإلكتروني = برنامج + حاسب. • الإلكتروني أسرع، يدعم النسخ الاحتياطي، ويُتيح ميزان المراجعة والقوائم فوراً. • قيود التسوية: تُستخدَم لتصحيح الأخطاء في اليدوي، أمّا الإلكتروني فلا يمكن استخدامها لتصحيح الأخطاء.
Chapter 2 — Use of Spreadsheet in Accounting
الفصل 2 — استخدام الجداول الإلكترونية (Spreadsheet) في المحاسبة
Definition of the spreadsheet
تعريف الجدول الإلكتروني (Spreadsheet)
A spreadsheet or worksheet is a file made of rows and columns that help sort data, arrange data easily, and calculate numerical data. What makes a spreadsheet software program unique is its ability to calculate values using mathematical formulas and the data in cells.
الجدول الإلكتروني (Spreadsheet) أو ورقة العمل (Worksheet) هو ملف يتكوّن من صفوف وأعمدة، يُساعد على فرز البيانات وترتيبها بسهولة وحساب البيانات الرقمية. وما يُميّز برامج الجداول الإلكترونية هو قدرتها على حساب القيم باستخدام الصيغ الرياضية والبيانات الموجودة في الخلايا.
Spreadsheet = computer software program. The user enters numbers and text into a table. The table has rows and columns and can maintain and manipulate those numbers.
الجدول الإلكتروني = برنامج حاسوبي. يُدخل المستخدم الأرقام والنصوص في جدول مكوَّن من صفوف وأعمدة، ويمكن حفظ هذه الأرقام والتلاعب بها.
• A spreadsheet = file/program of rows × columns. • Sorts, arranges and calculates numerical data. • Unique strength: math formulas operating on cell data.
• الجدول الإلكتروني = ملف/برنامج مكوَّن من صفوف وأعمدة. • يفرز البيانات ويُرتّبها ويُجري الحسابات الرقمية. • ميّزته الفريدة: تنفيذ الصيغ الرياضية على بيانات الخلايا.
Examples and uses of a spreadsheet
أمثلة واستخدامات الجداول الإلكترونية
Although spreadsheets are typically used with anything containing numbers, the uses of a spreadsheet are almost endless. Below are some other popular uses of spreadsheets.
رغم أن الجداول الإلكترونية تُستخدَم عادةً مع أيّ شيء يحتوي على أرقام، إلا أن استخداماتها لا تكاد تنتهي. وفيما يلي بعض الاستخدامات الشائعة:
- Finance: Spreadsheets are ideal for financial data, such as your checking account information, budgets, transactions, billing, invoices, receipts, forecasts, and any payment system.المالية: تُعدّ الجداول الإلكترونية مثالية للبيانات المالية كمعلومات الحساب الجاري والموازنات والعمليات والفواتير والإيصالات والتوقّعات وأيّ نظام مدفوعات.
- Forms: Form templates can be created to handle inventory, evaluations, performance reviews, quizzes, time sheets, patient information, and surveys.النماذج: يمكن إنشاء قوالب نماذج للتعامل مع المخزون والتقييمات ومراجعات الأداء والاختبارات وكشوف الحضور وبيانات المرضى والاستبيانات.
- School and Grades: Teachers can use spreadsheets to track students, calculate grades, and identify relevant data, such as high and low scores, missing tests, and students who are struggling.المدارس والدرجات: يستطيع المعلّمون استخدامها لمتابعة الطلاب وحساب الدرجات وتحديد البيانات المهمّة كأعلى الدرجات وأدناها والاختبارات الناقصة والطلاب الذين يواجهون صعوبات.
- Lists: Managing a list in a spreadsheet is a great example of data that does not contain numbers, but still can be used in a spreadsheet. Great examples of spreadsheet lists include telephone, to-do, and grocery lists.القوائم: إدارة قائمة في جدول إلكتروني مثالٌ ممتاز على بيانات لا تحتوي أرقاماً لكنّها تصلح للاستخدام، كقوائم الهواتف والمهام والمشتريات.
• Uses span Finance, Forms, Education/Grading, and even non-numeric Lists.
• استخداماتها تشمل: المالية، النماذج، التعليم/الدرجات، وحتى القوائم غير الرقمية.
Components of a spreadsheet
مكوّنات الجدول الإلكتروني
- a. Spreadsheets = computerized grid consisting of rows and columns = cells.أ. الجدول الإلكتروني = شبكة محوسبة مكوَّنة من صفوف وأعمدة = خلايا.
- b. Cells can be changed to any size in order to display text or numeric data, and formatted much like a Word document.ب. يمكن تغيير حجم الخلايا لعرض البيانات النصية أو الرقمية، وتنسيقها كما يُنسَّق مستند وورد.
- c. Cells can be given a variety of borders and colors.ج. يمكن إعطاء الخلايا حدوداً وألواناً متنوّعة.
- d. Data in each cell can be formatted in a variety of ways including currency, dates, percent, or text.د. يمكن تنسيق بيانات كلّ خليّة بأشكال متنوّعة منها العملة والتاريخ والنسبة المئوية والنصّ.
- e. Cells can also be given a very wide variety of mathematical formulas = addition, subtraction, multiplication, and division.هـ. يمكن إعطاء الخلايا تشكيلة واسعة من الصيغ الرياضية = جمع وطرح وضرب وقسمة.
- f. Data in cells can also be converted to graphs.و. يمكن تحويل بيانات الخلايا إلى رسوم بيانية.
- g. More complex formulas can also be used to make financial, statistical, logical, and other calculations.ز. يمكن أيضاً استخدام صيغ أكثر تعقيداً لإجراء الحسابات المالية والإحصائية والمنطقية وغيرها.
• Cells = rows × columns; resizable, formattable (borders, colors, currency, dates, % …). • Support arithmetic AND advanced (financial/statistical/logical) formulas. • Data can be converted to graphs/charts.
• الخلايا = صفوف × أعمدة، يمكن تعديل حجمها وتنسيقها (حدود، ألوان، عملة، تواريخ، نسب …). • تدعم العمليات الحسابية والصيغ المتقدّمة (مالية/إحصائية/منطقية). • يمكن تحويل البيانات إلى رسوم بيانية.
How are spreadsheets used in accounting
كيف تُستخدم الجداول الإلكترونية في المحاسبة
- Inventories — Calculate the total inventory value; calculate change in value from the beginning to the closing inventory.المخزون — حساب القيمة الإجمالية للمخزون؛ وحساب التغيُّر في القيمة من المخزون الافتتاحي إلى المخزون الختامي.
- Balance Sheet — Add values for assets and liabilities; calculate net worth and financial ratios.قائمة المركز المالي — جمع قيم الأصول والالتزامات؛ وحساب صافي الثروة والنِّسَب المالية.
- Budgets — Complete personal, partial, enterprise, or complete business budgets; can be saved from year to year and changes are quick and easy.الموازنات — إعداد موازنات شخصية أو جزئية أو موازنات المنشأة كاملة؛ ويمكن حفظها من سنة لأخرى مع سرعة وسهولة إجراء التغييرات.
- Cash Flow — Advanced cell formulas can indicate how much and when operating loans will be needed.التدفّقات النقدية — تستطيع الصيغ المتقدّمة بيان حجم القروض التشغيلية المطلوبة وموعد الحاجة إليها.
- Financial Planning — Keep track of finances like checking and savings accounts as well as investment; Interest, amortized payments, and future value can all be calculated.التخطيط المالي — متابعة الأمور المالية مثل الحساب الجاري وحسابات التوفير والاستثمار؛ ويمكن حساب الفوائد والأقساط المستهلكة والقيمة المستقبلية.
- Graphs — Data and statistics can be displayed (bar graphs, line graphs, pie charts or other displays).الرسوم البيانية — عرض البيانات والإحصاءات (أعمدة، خطوط، قطاعات دائرية، أو غيرها).
- Invoices — Can be used to create invoices.الفواتير — يمكن استخدامها في إنشاء الفواتير.
• Accounting uses: Inventories, Balance Sheet, Budgets, Cash Flow, Financial Planning, Graphs, Invoices.
• استخدامات محاسبية: المخزون، قائمة المركز المالي، الموازنات، التدفّقات النقدية، التخطيط المالي، الرسوم البيانية، الفواتير.
Chapter 3 — Basic Functions to Use Excel
الفصل 3 — الوظائف الأساسية لاستخدام إكسل
Basic information in Excel
معلومات أساسية في إكسل
- Like Word, Excel utilizes similar menu bars and icons for various operating functions.يستخدم إكسل أشرطة قوائم وأيقونات شبيهة بـوورد لمختلف وظائف التشغيل.
- A grid of numerical rows and alphabetical columns create individual cells that can contain different types of data (numbers/text).تكوّن شبكة الصفوف الرقمية والأعمدة الأبجدية خلايا مفردة يمكنها أن تحتوي على أنواع مختلفة من البيانات (أرقام / نصوص).
- Using the mouse you can move from cell to cell, click on menus and toolbars, scroll, resize rows and columns etc.باستخدام الفأرة يمكنك التنقّل بين الخلايا والنقر على القوائم وأشرطة الأدوات والتمرير وتغيير حجم الصفوف والأعمدة، وهكذا.
- Using the keyboard you can enter data/information, tab, move with arrow keys.باستخدام لوحة المفاتيح يمكنك إدخال البيانات/المعلومات، والتنقّل بزرّ Tab وبأسهم لوحة المفاتيح.
- A spreadsheet file or document is called a workbook — workbooks can have multiple pages called sheets.ملف الجدول الإلكتروني يُسمَّى مصنَّفاً (Workbook)، وقد يحتوي على عدّة صفحات تُسمَّى أوراق (Sheets).
- To save an Excel spreadsheet, just click on file and save as. Choose a file name and location.لحفظ ملف إكسل اضغط على «ملف» ثم «حفظ باسم»، واختر اسم الملف وموقعه.
• Excel mirrors Word's menus & icons. • Cells = numerical rows × alphabetical columns; hold numbers or text. • Navigate via mouse OR keyboard (Tab/Arrows). • File = Workbook ⇒ contains multiple Sheets. • Save: File → Save As → name + location.
• إكسل يشبه وورد في القوائم والأيقونات. • الخلايا = صفوف رقمية × أعمدة أبجدية، وتحتوي أرقاماً أو نصوصاً. • التنقّل بالفأرة أو لوحة المفاتيح (Tab/الأسهم). • الملفّ = مصنَّف (Workbook) يحوي عدّة أوراق (Sheets). • الحفظ: ملف ← حفظ باسم ← الاسم والموقع.
Question Bank
بنك الأسئلة
Five question types covering every section above: Multiple Choice (MCQ), True/False, Fill-in-the-Blank, Short-Answer, and one Essay/Long question. Try to answer before scrolling to the model answers below.
خمسة أنواع من الأسئلة تُغطّي جميع الأقسام السابقة: اختيار من متعدّد، صحّ/خطأ، أكمل الفراغ، أسئلة قصيرة، وسؤال مقالي طويل. حاول الإجابة قبل الاطّلاع على نموذج الإجابات بالأسفل.
(1) Multiple-Choice Questions (MCQ)
(1) أسئلة الاختيار من متعدّد
- MCQ-1 — Computerized accounting is carried out via: (a) Pen & paper journals. (b) Accounting software running on computers. (c) Physical ledger books only. (d) None of the above.س.م-1 — تُؤدَّى المحاسبة بالحاسب عن طريق: (أ) دفاتر يومية بالقلم والورق. (ب) برامج محاسبية تعمل على أجهزة الحاسب. (ج) دفاتر الأستاذ الورقية فقط. (د) لا شيء ممّا سبق.
- MCQ-2 — Which of the following is NOT one of the special features of computerized accounting? (a) Quick preparation of accounts. (b) Higher amount of clerical work. (c) Real-time MIS reports. (d) Flexibility in maintaining accounts.س.م-2 — أيٌّ ممّا يلي ليس من المزايا المميّزة للمحاسبة بالحاسب؟ (أ) السرعة في إعداد الحسابات. (ب) ارتفاع كمّ العمل الكتابي. (ج) تقارير معلومات إدارية في الزمن الحقيقي. (د) المرونة في مسك الحسابات.
- MCQ-3 — One of the requirements of a computerized accounting system is: (a) Accounting Framework. (b) Manual ledger book. (c) Daily printing of all transactions. (d) Removing all backups.س.م-3 — أحد متطلّبات نظام المحاسبة بالحاسب هو: (أ) الإطار المحاسبي. (ب) دفتر الأستاذ اليدوي. (ج) الطباعة اليومية لجميع العمليات. (د) إزالة جميع النسخ الاحتياطية.
- MCQ-4 — Which of the following is a DISADVANTAGE of computerized accounting? (a) High installation and maintenance cost. (b) Fewer errors. (c) Real-time reports. (d) Faster speed.س.م-4 — أيٌّ ممّا يلي يُعدّ من عيوب المحاسبة بالحاسب؟ (أ) ارتفاع تكاليف التركيب والصيانة. (ب) قلّة الأخطاء. (ج) التقارير في الزمن الحقيقي. (د) السرعة العالية.
- MCQ-5 — In a computerized system, calculations are: (a) Done manually by the user. (b) Done by the computer system. (c) Not required. (d) Done by an external auditor only.س.م-5 — في النظام الإلكتروني تُجرى الحسابات: (أ) يدوياً بواسطة المستخدم. (ب) بواسطة نظام الحاسب. (ج) غير مطلوبة أصلاً. (د) بواسطة المدقّق الخارجي فقط.
- MCQ-6 — Which of the following is NOT one of the major components of financial accounting software? (a) General ledger program. (b) Accounts payable program. (c) Marketing campaign program. (d) Payroll program.س.م-6 — أيٌّ ممّا يلي ليس من المكوّنات الرئيسية لبرنامج المحاسبة المالية؟ (أ) برنامج الأستاذ العام. (ب) برنامج الذمم الدائنة. (ج) برنامج الحملات التسويقية. (د) برنامج الرواتب.
- MCQ-7 — In Excel, a spreadsheet file/document is called: (a) A folder. (b) A workbook. (c) A worksheet only. (d) A drive.س.م-7 — في إكسل يُسمّى ملفّ الجدول الإلكتروني: (أ) مجلّد. (ب) مصنَّف (Workbook). (ج) ورقة عمل فقط. (د) محرّك تخزين.
- MCQ-8 — In a spreadsheet, data can be formatted as: (a) Currency only. (b) Dates only. (c) Currency, dates, percent or text. (d) Text only.س.م-8 — يمكن في الجدول الإلكتروني تنسيق البيانات بصيغة: (أ) عملة فقط. (ب) تواريخ فقط. (ج) عملة وتواريخ ونسبة مئوية أو نصّ. (د) نصّ فقط.
(2) True / False
(2) صحّ / خطأ
- T/F-1 — Computerized accounting reduces the monotony of repetitive accounting jobs.ص/خ-1 — المحاسبة بالحاسب تُقلّل رتابة الأعمال المحاسبية المتكرّرة.
- T/F-2 — Manual accounting is generally faster than computerized accounting.ص/خ-2 — المحاسبة اليدوية أسرع عموماً من المحاسبة بالحاسب.
- T/F-3 — In computerized accounting, adjusting entries CAN be used to rectify errors.ص/خ-3 — في المحاسبة بالحاسب يمكن استخدام قيود التسوية لتصحيح الأخطاء.
- T/F-4 — A good Accounting Framework is a precondition for a computerized accounting system.ص/خ-4 — وجود إطار محاسبي جيّد شرط مسبق لنظام المحاسبة بالحاسب.
- T/F-5 — Backups of data are NOT possible in manual accounting.ص/خ-5 — النسخ الاحتياطية للبيانات غير ممكنة في المحاسبة اليدوية.
- T/F-6 — A small firm can always easily install a computerized accounting system without cost concerns.ص/خ-6 — المنشأة الصغيرة دائماً تستطيع بسهولة تركيب نظام محاسبي بالحاسب دون مخاوف من التكلفة.
- T/F-7 — A workbook in Excel can have multiple sheets.ص/خ-7 — يمكن للمصنَّف (Workbook) في إكسل أن يحتوي على عدّة أوراق.
- T/F-8 — Both manual and computerized accounting are based on the same accounting principles.ص/خ-8 — كلٌّ من المحاسبة اليدوية والإلكترونية مبني على نفس المبادئ المحاسبية.
(3) Fill in the Blanks
(3) أكمل الفراغ
- FB-1 — Computerized accounting is carried out via computerized accounting __________ and computers.ف-1 — تُؤدَّى المحاسبة بالحاسب من خلال __________ محاسبية متخصّصة وأجهزة الحاسب.
- FB-2 — The application environment of the computerized accounting system is provided by the accounting __________.ف-2 — بيئة تطبيق نظام المحاسبة بالحاسب يُوفّرها __________ المحاسبي.
- FB-3 — Computer accounting is one of the __________-oriented applications, wherein the transaction data is stored.ف-3 — المحاسبة بالحاسب من تطبيقات __________ المنظَّمة، حيث تُخزَّن فيها بيانات العمليات.
- FB-4 — The steps of computerised accounting begin with Planning and end with __________ of accounts.ف-4 — تبدأ خطوات المحاسبة بالحاسب بالتخطيط وتنتهي بـ__________ الحسابات.
- FB-5 — Manual accounting uses pen and paper, whereas computerized accounting uses computers and __________.ف-5 — تستخدم المحاسبة اليدوية القلم والورق، بينما تستخدم المحاسبة بالحاسب أجهزة الحاسب و__________.
- FB-6 — In a spreadsheet, cells can be given a variety of mathematical formulas such as addition, subtraction, multiplication and __________.ف-6 — يمكن إعطاء الخلايا في الجدول الإلكتروني صيغاً رياضية متنوّعة كالجمع والطرح والضرب و__________.
- FB-7 — A spreadsheet file in Excel is called a __________, and may contain multiple pages called sheets.ف-7 — يُسمَّى ملفّ الجدول الإلكتروني في إكسل __________، وقد يحتوي عدّة صفحات تُسمَّى أوراق.
- FB-8 — One disadvantage of computerized accounting is the __________ of manpower due to introducing computers.ف-8 — من عيوب المحاسبة بالحاسب __________ العمالة بسبب إدخال الحاسب.
(4) Short-Answer Questions
(4) أسئلة قصيرة
- SA-1 — Define computerized accounting.س.ق-1 — عرّف المحاسبة بالحاسب.
- SA-2 — List any FIVE special features of computerized accounting.س.ق-2 — اذكر خمس مزايا مميّزة للمحاسبة بالحاسب.
- SA-3 — Mention the TWO main requirements of a computerized accounting system.س.ق-3 — اذكر المتطلَّبَين الرئيسيَّين لنظام المحاسبة بالحاسب.
- SA-4 — Write any FOUR disadvantages of computerized accounting.س.ق-4 — اكتب أربعةً من عيوب المحاسبة بالحاسب.
- SA-5 — Write any FOUR problems faced in a computerized accounting system.س.ق-5 — اكتب أربع مشكلات يُواجهها نظام المحاسبة بالحاسب.
- SA-6 — List the major components of financial accounting software.س.ق-6 — اذكر المكوّنات الرئيسية لبرنامج المحاسبة المالية.
- SA-7 — Define a spreadsheet and mention TWO non-financial uses of it.س.ق-7 — عرّف الجدول الإلكتروني واذكر استخدامَين غير ماليَّين له.
- SA-8 — Mention any FOUR ways in which spreadsheets are used in accounting.س.ق-8 — اذكر أربع طرق لاستخدام الجداول الإلكترونية في المحاسبة.
(5) Long / Essay Question
(5) سؤال مقالي طويل
- Essay — Discuss the meaning, special features, requirements, disadvantages and problems of a computerized accounting system. Then compare it with the manual accounting system using at least SIX points of difference. Finally, explain how spreadsheets are used in accounting and list the basic information a beginner should know about Excel.سؤال مقالي — ناقش معنى المحاسبة بالحاسب ومميّزاتها ومتطلّباتها وعيوبها والمشكلات التي تواجهها. ثم قارنها بالنظام اليدوي للمحاسبة باستخدام ستّ نقاط فرق على الأقلّ. وأخيراً، اشرح كيف تُستخدم الجداول الإلكترونية في المحاسبة، واذكر المعلومات الأساسية التي ينبغي للمبتدئ معرفتها عن إكسل.
Section 9 — Exam-Style Question Set (with Answers)
القسم 9 — نموذج اختبار نظري مع الإجابات
A bilingual exam-style question set: 5 MCQ (Question 1), 10 True/False (Question 2), 5 Fill-in-the-blanks (Question 3), 2 short-answer/written questions, plus 10 extra expected questions. Each question is followed immediately by its model answer.
نموذج اختبار ثنائي اللغة: 5 اختيار من متعدّد (سؤال 1)، 10 صح/خطأ (سؤال 2)، 5 أكمل الفراغ (سؤال 3)، سؤالان قصيران/مقاليان، إضافةً إلى 10 أسئلة متوقَّعة. كل سؤال يتبعه نموذج الإجابة مباشرةً.
Question 1 — Multiple Choice (5 Marks)
السؤال 1 — اختيار من متعدّد (5 درجات)
1) What is one key advantage of computerized accounting? A) Increases paperwork B) Slows down reporting C) Automates financial processes D) Requires no training
1) ما هي إحدى المزايا الرئيسية للمحاسبة بالحاسب؟ (أ) تزيد الأعمال الورقية (ب) تُبطئ إعداد التقارير (ج) تُؤتمت العمليات المالية (د) لا تحتاج إلى تدريب
C — Automates financial processes.
(ج) — تُؤتمت العمليات المالية.
2) Which of the following is NOT an advantage of computerized accounting? A) Lower operating costs B) Uniform and neat reports C) Complete elimination of errors D) Access to real-time information
2) أيٌّ ممّا يلي ليس من مزايا المحاسبة بالحاسب؟ (أ) انخفاض التكاليف التشغيلية (ب) تقارير موحَّدة ومرتَّبة (ج) إلغاء الأخطاء بالكامل (د) الوصول للمعلومات في الزمن الحقيقي
C — Complete elimination of errors. Computerized accounting REDUCES errors but does not eliminate them completely.
(ج) — إلغاء الأخطاء بالكامل. النظام يُقلّل الأخطاء ولا يُلغيها تماماً.
3) Which feature helps reduce errors? A) Manual system B) Computerized system C) Paper records D) Handwriting
3) أيُّ ميزة تُساعد على تقليل الأخطاء؟ (أ) النظام اليدوي (ب) النظام الإلكتروني (ج) السجلات الورقية (د) الكتابة اليدوية
B — Computerized system (built-in validation + auto-balance checks).
(ب) — النظام الإلكتروني (تحقّق تلقائي + فحص توازن القيود).
4) What is a spreadsheet? A) A book B) A file with rows and columns C) A machine D) A calculator
4) ما هو الجدول الإلكتروني (Spreadsheet)؟ (أ) كتاب (ب) ملف مكوَّن من صفوف وأعمدة (ج) آلة (د) آلة حاسبة
B — A file with rows and columns.
(ب) — ملف مكوَّن من صفوف وأعمدة.
5) Small firms may face challenges with installation and maintenance of computer accounting systems due to their: A) Low costs B) High cost C) Limited resources D) Security reasons
5) قد تُواجه المنشآت الصغيرة تحدّيات في تركيب وصيانة نظم المحاسبة الإلكترونية بسبب: (أ) تكاليفها المنخفضة (ب) التكلفة المرتفعة (ج) الموارد المحدودة (د) أسباب أمنية
B — High cost (acceptable: also C — Limited resources). The textbook lists 'High Cost' as the disadvantage.
(ب) — التكلفة المرتفعة (وكذلك ج — الموارد المحدودة مقبول). الكتاب يذكر «التكلفة المرتفعة» تحديداً.
Question 2 — True / False (10 Marks)
السؤال 2 — صح / خطأ (10 درجات)
T/F-1) Computerized accounting eliminates the need for backups because data is stored locally only.
ص/خ-1) المحاسبة بالحاسب تُلغي الحاجة إلى النسخ الاحتياطية لأن البيانات تُخزَّن محلياً فقط.
FALSE — Backups are STILL essential to protect against system failures, hardware crashes, virus attacks, and disasters.
خطأ — النسخ الاحتياطية تبقى ضرورية للحماية من تعطُّل الأنظمة وفشل الأجهزة والفيروسات والكوارث.
T/F-2) One major advantage of computerized accounting is improved efficiency and accuracy.
ص/خ-2) من المزايا الجوهرية للمحاسبة بالحاسب تحسين الكفاءة والدقّة.
TRUE — These are explicit features in the curriculum.
صح — هذه ميزات مذكورة صراحةً في المنهج.
T/F-3) Manual accounting systems use the same input and output processes as computerized systems, but without technology.
ص/خ-3) النظام اليدوي يستخدم نفس مراحل المُدخلات والمُخرجات في النظام الإلكتروني، لكن بدون تقنية.
TRUE — The Input → Processing → Output cycle exists in both; the medium differs (pen/paper vs. software).
صح — دورة المُدخلات ← المعالجة ← المُخرجات موجودة في كليهما؛ يتغيَّر فقط الوسيط (قلم/ورق مقابل برنامج).
T/F-4) Computerized accounting requires no skills.
ص/خ-4) المحاسبة بالحاسب لا تتطلَّب أيّ مهارات.
FALSE — Requires specialized skills (operating system, accounting software, computer basics) — Disadvantage #3.
خطأ — تتطلَّب مهارات متخصِّصة (نظام التشغيل، البرنامج المحاسبي، أساسيات الحاسب) — العيب رقم 3.
T/F-5) A spreadsheet cannot perform any mathematical calculations.
ص/خ-5) الجدول الإلكتروني لا يستطيع تنفيذ أيّ عمليات حسابية.
FALSE — Spreadsheets PERFORM mathematical formulas (add/subtract/multiply/divide + advanced formulas).
خطأ — الجدول الإلكتروني يُنفِّذ الصيغ الرياضية (جمع/طرح/ضرب/قسمة + صيغ متقدّمة).
T/F-6) In Excel, formulas always start with a dollar sign ($).
ص/خ-6) في إكسل، تبدأ الصيغ دائماً بعلامة الدولار ($).
FALSE — Excel formulas start with an EQUAL sign (=). The $ sign is used for ABSOLUTE references (e.g. $A$1).
خطأ — تبدأ صيغ إكسل بعلامة المساواة (=). علامة $ تُستخدم للمراجع المُطلَقة (مثل $A$1).
T/F-7) A spreadsheet file is called a workbook and may contain multiple sheets.
ص/خ-7) ملفّ الجدول الإلكتروني يُسمَّى مصنَّفاً (Workbook) وقد يحتوي على عدّة أوراق.
TRUE.
صح.
T/F-8) Computerized accounting systems do not require any user training.
ص/خ-8) أنظمة المحاسبة بالحاسب لا تتطلَّب أيّ تدريب للمستخدم.
FALSE — User Training is Problem #1 in the curriculum.
خطأ — تدريب المستخدم هو المشكلة رقم 1 في المنهج.
T/F-9) Spreadsheets can be used for financial planning, budgeting, and invoicing.
ص/خ-9) يمكن استخدام الجداول الإلكترونية في التخطيط المالي والموازنات وإصدار الفواتير.
TRUE — All three uses are listed in Chapter 2.
صح — الاستخدامات الثلاثة مذكورة في الفصل 2.
T/F-10) One disadvantage of computerized accounting is its flexibility in handling large data sets.
ص/خ-10) من عيوب المحاسبة بالحاسب مرونتها في التعامل مع مجموعات البيانات الكبيرة.
FALSE — Flexibility & handling large datasets are ADVANTAGES, not disadvantages.
خطأ — المرونة والتعامل مع البيانات الكبيرة من المزايا وليست عيوباً.
Question 3 — Fill in the Blanks (5 Marks)
السؤال 3 — أكمل الفراغ (5 درجات)
FB-1) Computerized accounting uses ______ and software.
ف-1) المحاسبة بالحاسب تستخدم ______ والبرامج.
computers — أجهزة الحاسب.
computers — أجهزة الحاسب.
FB-2) A spreadsheet has rows and ______.
ف-2) الجدول الإلكتروني يحتوي على صفوف و______.
columns — أعمدة.
columns — أعمدة.
FB-3) Excel formulas are used for ______.
ف-3) صيغ إكسل تُستخدم في ______.
calculation (mathematical, statistical, financial, and logical calculations) — الحسابات الرياضية والإحصائية والمالية والمنطقية.
calculation — الحسابات.
FB-4) Data can be stored in a ______.
ف-4) يمكن تخزين البيانات في ______.
database — قاعدة بيانات.
database — قاعدة بيانات.
FB-5) Computerized accounting improves ______.
ف-5) المحاسبة بالحاسب تُحسِّن ______.
Efficiency (also accuracy and speed) — الكفاءة (وكذلك الدقّة والسرعة).
Efficiency — الكفاءة.
Question 4 — Written: What are the advantages of computerized accounting? (4 Marks)
السؤال 4 — مقالي: ما هي مزايا المحاسبة بالحاسب؟ (4 درجات)
List and briefly explain the main advantages of computerized accounting (mention at least 6).
اذكر وفسِّر باختصار أهمّ مزايا المحاسبة بالحاسب (لا تقلّ عن 6 مزايا).
1) SPEED — Quick preparation of accounts and instant reports. 2) CONTROL — Strong control over accounting work and records. 3) ACCURACY — Errors and mistakes are minimized (auto-balance check). 4) UNIFORMITY — Maintenance of uniform statements and records. 5) FLEXIBILITY — Flexibility in maintaining accounts. 6) LESS CLERICAL WORK — Neater and more accurate output. 7) ADAPTABILITY — Adapts to current and future business needs. 8) REAL-TIME MIS — Generates comprehensive Management Information System reports instantly. 9) REDUCES MONOTONY — Removes the boredom of repetitive accounting jobs.
1) السرعة — إعداد الحسابات وإصدار التقارير فورياً. 2) الرقابة — رقابة قوية على العمل والسجلات. 3) الدقّة — تقليل الأخطاء (فحص توازن تلقائي). 4) التوحُّد — المحافظة على قوائم وسجلات موحَّدة. 5) المرونة — مرونة في مسك الحسابات. 6) عمل كتابي أقلّ — مخرَجات أنظف وأدقّ. 7) التكيُّف — التكيُّف مع احتياجات المنشأة الحالية والمستقبلية. 8) تقارير MIS فورية — تقارير معلومات إدارية شاملة في الزمن الحقيقي. 9) إلغاء الرتابة — التخلُّص من رتابة الأعمال المتكرّرة.
Question 5 — Excel Formulas (10 Marks)
السؤال 5 — صيغ إكسل (10 درجات)
Example 1 — Balance Sheet · المثال الأول — قائمة المركز المالي
Example 1 — Balance Sheet · المثال الأول
Below is an Excel spreadsheet showing the balance-sheet items of a small company. Write the Excel formula and the result for: (a) Total Assets — cell K8. (b) Total Liabilities — cell K13. (c) Total Equity — cell K16. (d) Total Liabilities + Equity — cell K17. (e) Verify the accounting equation.
أمامك جدول إكسل يعرض بنود قائمة المركز المالي لمنشأة صغيرة. اكتب صيغة إكسل والنتيجة لكلٍّ من: (أ) إجمالي الأصول — الخلية K8. (ب) إجمالي الالتزامات — الخلية K13. (ج) إجمالي حقوق الملكية — الخلية K16. (د) إجمالي الالتزامات + حقوق الملكية — الخلية K17. (هـ) تحقَّق من معادلة المحاسبة.
| Row · الصف | Column A (Label · البيان) | Column K (Amount · المبلغ ريال) |
|---|---|---|
| 1 | Balance Sheet — 31/12 · قائمة المركز المالي | — |
| 2 | ASSETS · الأصول | — |
| 3 | Cash · النقدية | 46,000 |
| 4 | Accounts Receivable · مدينون | 10,000 |
| 5 | Inventory · مخزون | 6,000 |
| 6 | Equipment · معدّات | 7,000 |
| 7 | — | — |
| 8 | **TOTAL ASSETS · إجمالي الأصول** | **=SUM(K4:K7) → ?** |
| 9 | LIABILITIES · الالتزامات | — |
| 10 | Accounts Payable · موردون | 22,000 |
| 11 | Short-term Loan · قرض قصير | 8,000 |
| 12 | Long-term Debt · ديون طويلة | 19,000 |
| 13 | **TOTAL LIABILITIES · إجمالي الالتزامات** | **=SUM(K10:K12) → ?** |
| 14 | EQUITY · حقوق الملكية | — |
| 15 | Owner's Capital · رأس المال | 20,000 |
| 16 | **TOTAL EQUITY · إجمالي حقوق الملكية** | **=SUM(K15) → ?** |
| 17 | **TOTAL LIAB. + EQUITY · الإجمالي** | **=SUM(K13+K16) → ?** |
| Cell · الخلية | Formula · الصيغة | Calculation · الحساب | Result · النتيجة |
|---|---|---|---|
| K8 | =SUM(K4:K7) | 46,000+10,000+6,000+7,000 | 69,000 |
| K13 | =SUM(K10:K12) | 22,000+8,000+19,000 | 49,000 |
| K16 | =SUM(K15) | 20,000 | 20,000 |
| K17 | =SUM(K13+K16) | 49,000+20,000 | 69,000 |
Assets (K8 = 69,000) = Liabilities (K13 = 49,000) + Equity (K16 = 20,000) → 69,000 = 69,000 ✓ Equation balances.
الأصول (K8 = 69,000) = الالتزامات (K13 = 49,000) + حقوق الملكية (K16 = 20,000) → 69,000 = 69,000 ✓ المعادلة متوازنة.
Example 2 — Monthly Sales · المثال الثاني — مبيعات شهرية
Example 2 — Monthly Sales · المثال الثاني
Below is a quarterly sales spreadsheet for «Al-Noor Stores». Write the formula and result for: (a) Total Sales for Q1 (cell B5). (b) Average Monthly Sales (cell B6). (c) Highest month (cell B7). (d) Lowest month (cell B8).
أمامك جدول مبيعات الربع الأول لـ«متاجر النور». اكتب الصيغة والنتيجة لكلٍّ من: (أ) إجمالي المبيعات (الخلية B5). (ب) متوسّط المبيعات الشهرية (الخلية B6). (ج) أعلى شهر (الخلية B7). (د) أدنى شهر (الخلية B8).
| Row · الصف | Column A (Month · الشهر) | Column B (Sales · المبيعات ريال) |
|---|---|---|
| 1 | Quarterly Sales 2026 · مبيعات الربع الأول | — |
| 2 | January · يناير | 120,000 |
| 3 | February · فبراير | 150,000 |
| 4 | March · مارس | 90,000 |
| 5 | **TOTAL · الإجمالي** | **=SUM(B2:B4) → ?** |
| 6 | **AVERAGE · المتوسّط** | **=AVERAGE(B2:B4) → ?** |
| 7 | **MAX · أعلى شهر** | **=MAX(B2:B4) → ?** |
| 8 | **MIN · أدنى شهر** | **=MIN(B2:B4) → ?** |
| Cell · الخلية | Formula · الصيغة | Result · النتيجة |
|---|---|---|
| B5 | =SUM(B2:B4) | 120,000+150,000+90,000 = 360,000 |
| B6 | =AVERAGE(B2:B4) | 360,000 ÷ 3 = 120,000 |
| B7 | =MAX(B2:B4) | 150,000 (February · فبراير) |
| B8 | =MIN(B2:B4) | 90,000 (March · مارس) |
Example 3 — Income Statement · المثال الثالث — قائمة الدخل
Example 3 — Income Statement · المثال الثالث
From the following Excel data, compute Gross Profit, Operating Income, and Net Income for «Al-Salama Co.» using Excel formulas.
من بيانات إكسل التالية، احسب إجمالي الربح وربح التشغيل وصافي الربح لـ«شركة السلامة» باستخدام صيغ إكسل.
| Row · الصف | Column A (Item · البند) | Column C (Amount · المبلغ ريال) |
|---|---|---|
| 2 | Sales Revenue · المبيعات | 500,000 |
| 3 | Cost of Goods Sold · تكلفة المباع | 300,000 |
| 4 | **GROSS PROFIT · إجمالي الربح** | **=C2-C3 → ?** |
| 5 | Operating Expenses · مصاريف تشغيل | 80,000 |
| 6 | Admin Expenses · مصاريف إدارية | 40,000 |
| 7 | **OPERATING INCOME · ربح التشغيل** | **=C4-C5-C6 → ?** |
| 8 | Interest Expense · مصروف فوائد | 15,000 |
| 9 | Tax (15%) · ضريبة | **=(C7-C8)*15% → ?** |
| 10 | **NET INCOME · صافي الربح** | **=C7-C8-C9 → ?** |
| Cell · الخلية | Formula · الصيغة | Calculation · الحساب | Result · النتيجة |
|---|---|---|---|
| C4 | =C2-C3 | 500,000 − 300,000 | 200,000 |
| C7 | =C4-C5-C6 | 200,000 − 80,000 − 40,000 | 80,000 |
| C9 | =(C7-C8)*15% | (80,000 − 15,000) × 15% | 9,750 |
| C10 | =C7-C8-C9 | 80,000 − 15,000 − 9,750 | 55,250 |
Example 4 — Payroll & IF Function · المثال الرابع — رواتب ودالة IF
Example 4 — Payroll · المثال الرابع
A company pays a 10% bonus to any employee whose sales exceed SAR 50,000. Otherwise no bonus. Write the Excel formula and compute the bonus for each.
تُصرف الشركة مكافأة 10% لكلّ موظَّف تجاوزت مبيعاته 50,000 ريال، وإلا فلا مكافأة. اكتب صيغة إكسل واحسب المكافأة لكلّ موظَّف.
| Row · الصف | Column A (Employee · موظَّف) | Column B (Sales · المبيعات) | Column C (Bonus · المكافأة) |
|---|---|---|---|
| 2 | Ahmed · أحمد | 65,000 | =IF(B2>50000, B2*10%, 0) |
| 3 | Sara · سارة | 45,000 | =IF(B3>50000, B3*10%, 0) |
| 4 | Mohammed · محمّد | 80,000 | =IF(B4>50000, B4*10%, 0) |
| 5 | Reem · ريم | 30,000 | =IF(B5>50000, B5*10%, 0) |
| Employee · الموظَّف | Condition · الشرط | Bonus · المكافأة |
|---|---|---|
| Ahmed · أحمد | 65,000 > 50,000 ✓ | 65,000 × 10% = **6,500** |
| Sara · سارة | 45,000 > 50,000 ✗ | **0** |
| Mohammed · محمّد | 80,000 > 50,000 ✓ | 80,000 × 10% = **8,000** |
| Reem · ريم | 30,000 > 50,000 ✗ | **0** |
| **Total Bonuses · إجمالي المكافآت** | =SUM(C2:C5) | **14,500** |
📌 Excel Formulas Cheat-Sheet · مرجع سريع لصيغ إكسل
📌 مرجع سريع لصيغ إكسل
| Formula · الصيغة | Purpose · الغرض | Example · مثال |
|---|---|---|
| =SUM(range) | جمع نطاق خلايا · Add a range | =SUM(K4:K7) |
| =AVERAGE(range) | حساب المتوسّط · Average | =AVERAGE(B2:B4) |
| =MAX(range) | أعلى قيمة · Highest value | =MAX(B2:B4) |
| =MIN(range) | أدنى قيمة · Lowest value | =MIN(B2:B4) |
| =COUNT(range) | عدد الخلايا الرقمية · Count numbers | =COUNT(B2:B100) |
| =IF(test, yes, no) | شرط منطقي · Logical condition | =IF(B2>50000,B2*10%,0) |
| =A+B | جمع خليّتَين · Add two cells | =K13+K16 |
| =A-B | طرح خليّتَين · Subtract | =C2-C3 |
| =A*B | ضرب خليّتَين · Multiply | =B2*10% |
| =A/B | قسمة خليّتَين · Divide | =B5/12 |
| $A$1 | مرجع مُطلَق ثابت · Absolute reference | =B2*$D$1 |
• Every Excel formula MUST start with `=`. • Use `:` for a range (e.g. K4:K7) and `,` for separate cells (e.g. K4,K7). • Use `$` for absolute references that should NOT change when copying. • Always parenthesise complex expressions: `=(C7-C8)*15%`. • Use COLON for ranges (`K4:K7`) — saves time vs. typing each cell.
• كل صيغة في إكسل تبدأ بعلامة =. • استخدم : للنطاق (K4:K7) و , للخلايا المنفصلة (K4,K7). • استخدم $ للمراجع المُطلَقة التي لا تتغيَّر عند النسخ. • ضع الأقواس في التعابير المركَّبة: =(C7-C8)*15%. • استخدم النقطتَين : للنطاق لتوفير الوقت بدلاً من كتابة كل خليّة.
Extra Expected Questions (Bonus Bank)
أسئلة متوقَّعة إضافية (بنك إضافي)
Additional likely exam questions covering content not in the original exam set.
أسئلة متوقَّعة إضافية تُغطّي محتوى لم يَرِد في النموذج الأصلي.
EX-1 (MCQ) — Which step is part of the computerized accounting process? A) Watching TV B) Posting transactions C) Designing furniture D) Painting walls
إض-1 (اختيار) — أيّ خطوة من خطوات المحاسبة بالحاسب؟ (أ) مشاهدة التلفاز (ب) ترحيل العمليات (ج) تصميم الأثاث (د) دهان الجدران
B — Posting transactions (one of the 7 process steps).
(ب) — ترحيل العمليات (إحدى الخطوات السبع).
EX-2 (MCQ) — Which is NOT a component of accounting software? A) General Ledger B) Accounts Payable C) Payroll D) Photo editor
إض-2 (اختيار) — أيٌّ ممّا يلي ليس من مكوّنات البرنامج المحاسبي؟ (أ) الأستاذ العام (ب) الذمم الدائنة (ج) الرواتب (د) محرّر الصور
D — Photo editor.
(د) — محرّر الصور.
EX-3 (T/F) — Adjusting entries can be used to rectify errors in a computerized system.
إض-3 (ص/خ) — يمكن استخدام قيود التسوية لتصحيح الأخطاء في النظام الإلكتروني.
FALSE — In computerized systems, adjusting entries CANNOT be used to rectify errors (per the comparison table).
خطأ — في النظام الإلكتروني لا تُستخدَم قيود التسوية لتصحيح الأخطاء (وفق جدول المقارنة).
EX-4 (T/F) — A trial balance is provided daily in computerized accounting.
إض-4 (ص/خ) — يُتاح ميزان المراجعة يومياً في المحاسبة بالحاسب.
TRUE — Instant trial balance is one of the system advantages.
صح — توفير ميزان المراجعة الفوري من مزايا النظام.
EX-5 (Fill) — A computer accounting system is one of the ______-oriented applications.
إض-5 (فراغ) — نظام المحاسبة بالحاسب من تطبيقات ______ المنظَّمة.
Database — قواعد البيانات.
Database — قواعد البيانات.
EX-6 (Fill) — Excel formulas always begin with the ______ sign.
إض-6 (فراغ) — تبدأ صيغ إكسل دائماً بعلامة ______.
Equal (=) — المساواة (=).
Equal (=) — المساواة (=).
EX-7 (Short) — State TWO problems faced in a computerized accounting system other than user training.
إض-7 (قصير) — اذكر مشكلتَين يواجههما نظام المحاسبة بالحاسب غير تدريب المستخدم.
Any two of: System Dependency / Hardware Requirements / System Failure / Backups & Prints / Voucher Management / Security.
أيّ اثنتَين من: الاعتماد على النظام / متطلَّبات الأجهزة / فشل النظام / النسخ الاحتياطية والطباعة / إدارة المستندات / الأمن.
EX-8 (Short) — Mention THREE accounting uses of a spreadsheet.
إض-8 (قصير) — اذكر ثلاث استخدامات محاسبية للجدول الإلكتروني.
Inventories, Balance Sheet, Budgets, Cash Flow, Financial Planning, Graphs, Invoices (any 3).
المخزون، قائمة المركز المالي، الموازنات، التدفّقات النقدية، التخطيط المالي، الرسوم البيانية، الفواتير (أيّ ثلاث).
EX-9 (Short) — In Excel, what is the formula to compute the average of cells K4 to K7?
إض-9 (قصير) — في إكسل، ما الصيغة لحساب متوسّط الخلايا من K4 إلى K7؟
=AVERAGE(K4:K7) — also acceptable: =SUM(K4:K7)/4.
=AVERAGE(K4:K7) — ويصحّ كذلك: =SUM(K4:K7)/4.
EX-10 (Long) — Compare manual and computerized accounting in terms of: recording, speed, backup, trial balance, and financial statements.
إض-10 (مقالي) — قارن بين المحاسبة اليدوية والإلكترونية من حيث: التسجيل، السرعة، النسخ الاحتياطي، ميزان المراجعة، القوائم المالية.
Recording: manual = book of original entry, computerized = customized database. Speed: slow vs. comparatively faster. Backup: not possible vs. saved & backed up. Trial balance: prepared when necessary vs. instantly daily. Financial statements: prepared at period-end vs. produced at the click of a button.
التسجيل: يدوي = دفاتر القيد الأوّلية، إلكتروني = قاعدة بيانات مخصَّصة. السرعة: بطيئة مقابل أسرع نسبياً. النسخ الاحتياطي: غير ممكن مقابل ممكن ومحفوظ. ميزان المراجعة: عند الحاجة مقابل يومياً وفورياً. القوائم المالية: في نهاية الفترة مقابل بنقرة زرّ.
حاول حلّ السؤال بنفسك أولاً ثم اضغط لعرض الحل.